Näyttökuva 2016-08-24 kello 13.12.17Osallistuin pari päivää sitten Anna Perhon webinaariin (Procountorin sponssaama) joka käsitteli arjen hallintaa, ajan hallintaa ja kiireellisyyttä. Annalla oli äärimmmäisen hyviä pointteja – oikeastaan niitä oli niin monta että joudun nappaamaan tähän vain parhaista parhaimmat. Nämä kaikki viisaudet ovat siis Annan, ei minun…

Ihmiset vetoavat kiireeseen silloinkin kun sitä ei ole

Kiire ”ulkoistetaan” myös usein vaikkapa suoritusyhteiskunnan syyksi, harrasteiden syyksi tai kollegan viaksi. Anna itse järisytti tannerta kertomalla että hänellä ei ole koskaan kiire. Tekemistä on paljon, kun on yrittäjä, äiti, kirjoittaja, some-vaikuttaja ja mitä vielä Annalle keksisin… Jos hänellä ei siis ole kiire, miksi meillä muilla on? Annan ratkaisuista kaksi nousi itselleni merkittävimmiksi: keskeytysten totaalinen estäminen ja kalenterin priorisointi ja organisointi.

Hän korosti että jokaisen pitää päättää, milloin ei salli työhönsä keskeytyksiä ja milloin sallii. Tulee myös tunnistaa, mistä tai kenestä keskeytykset johtuvat; asiakkaiden soitot, sähköpostit, kollegojen kahvijuorut, sosiaalinen media jne. Jos käsissä on tärkeä tehtävä, Annan mukaan voi sammuttaa koko sähköpostiohjelman vaikkapa puoleksi tunniksi.

Ihmiset toimivat eri tavoilla ja ajatusmalleilla, mutta osa aivojen ”kaistoista” toimii ikäänkuin autopilotilla

Autopilotti helpottaa elämää, koska ilman sitä joutuisi joka päivä opettelemaan alusta kengännauhojen sitomisen tai katsoa joka aamu kartasta, miten työpaikalle pääsikään. Monet ihmiset kuitenkin siirtävät autopilotille sinne kuulumattomia asioita ja toimintoja. Esim. yritystoiminta tai vaikka esimiestyö ei voi olla autopilottista; jokainen työntekijä ei ole pari samanlaisia kengännauhoja. Päädymme toistamaan samaa asiaa tai ajatusmallia, vaikka kyseinen käyttäytyminen ei olisi tehokasta tai edes meille hyödyllistä.

Arvoja et löydä tunteistasi, vaan kalenterista

Olipa kyseessä yksityishenkilön elämänarvot tai yrityksen arvot, niihin pätee sama. Arvot eivät ole kuin tavoitteet; tavoitteet uusiutuvat, ja ne joskus saavutetaan ja ne loppuvat. Kun tavoite on saavutettu, tulee uusi tavoite. Arvot kuitenkin ovat pitkäaikaisia ja ne eivät ”lopu”. Arvot ovat asioita, jotka tekevät elämästäsi merkityksellisen ja merkityksellisyys saavutetaan tekojen kautta. Perhe ei voi olla ykkösarvosi jos vietät enemmän aikaa työn, sosiaalisen median, naapurin koiran ja lähipubin parissa. Arvot ovat oikeita ja rehellisiä vasta sitten kun toteutat niitä arjessasi säännöllisesti. Arvot eivät ole joku stipendi, mikä otetaan esille vain sukujuhlissa – arvojen mukaan elämällä koet olevasi kokonainen ja omin itsesi.

Kalenterin organisointi ja tehtävien priorisointi

Anna kertoo jakavansa työtehtävät muutamiin kategorioihin aina ennen seuraavaa työviikkoa esim. perjantaina päivän päätteeksi tai sunnuntaina ennen työviikon alkua. Kun tietää etukäteen, mitä viikolla on edessä, stressin ja yllätyksien määrä pienenee. Anna kehottaa konkreettisesti viemään kalenteriin ensin ne tärkeimmät tehtävät; ”tulipalokategorian”. Näitä asioita saisi olla 1-3 päivässä. Tulipalotehtävät on pakko suorittaa tai muuten tulee ongelmia. Tulipalotehtävien jälkeen kalenteriin viedään ”timantit” eli todella tärkeät työtehtävät, mutta jotka eivät kuitenkaan ole täysin siitä päivästä riippuvaisia. Näin edetään priorisoiden työtehtävissä. Jos kalenteriin vielä jää tilaa, löytyy siihenkin ratkaisu; Annan 3. ja 4. kategoria yhdistyivät omassa mielessäni yhdeksi: kaikki muu roska. Siihen kuuluvat kissavideot, turhat palaverit johon kaikki tulevat valmistautumattomina hukkaamaan itsensä ja muiden aikaa sekä kaikki muu turha liibalaaba, jolla ei ole konkreettista hyötyä.

Nyt siis kaikki ottavat kalenterinsa haltuun askel kerrallaan! 🙂